Datenschutzhinweise – Nachweise

Fassung vom 22.10.2026 · Kennung nachweise-datenschutz

Diese Hinweise gelten für das Bautagebuch „Nachweise“ unter nachweise.aetheris-gmbh.de. Sie erfüllen die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Verantwortlicher

Aetheris GmbH, Zur Lay 22, 54570 Schutz, Deutschland
vertreten durch den Geschäftsführer Sascha Oertlin
Amtsgericht Wittlich, HRB 48117
E-Mail, auch für Datenschutzanfragen: kontakt@aetheris-gmbh.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, weil die Voraussetzungen des § 38 BDSG nicht vorliegen.

2. Wofür wir Daten verarbeiten

„Nachweise“ ist ein Bautagebuch. Wer eingeladen ist, trägt erbrachte Leistungen je Projekt ein. Daraus entstehen Leistungsnachweise als PDF, die gegenüber Auftraggebern als Beleg für erbrachte Leistungen dienen. Der Zugang ist nur auf Einladung möglich.

3. Welche Daten, aus welcher Quelle, auf welcher Rechtsgrundlage

• Zugangsdaten: E-Mail-Adresse, Name, Kürzel und Rolle. Diese Angaben trägt die einladende Person ein (Art. 14 DSGVO); Name und Kürzel können Sie beim Einrichten ändern. Ihr Passwort legen Sie selbst fest; gespeichert wird nur ein nicht umkehrbarer Hashwert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung des Bautagebuchs), soweit Sie als Beschäftigte eintragen § 26 Abs. 1 BDSG.
• Einträge: Datum, Beginn, Ende, Pause, Tagessatz oder Stunden, Tätigkeitstext und Projekt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nachweis der Leistungen aus dem Vertrag, für den eingetragen wird), soweit Sie als Beschäftigte eintragen § 26 Abs. 1 BDSG. Bitte nennen Sie in Tätigkeitstexten andere Personen nur, wenn es für den Nachweis nötig ist.
• Projekte und Vorlagen: Projektbezeichnung, Auftraggeber sowie Firmenkopf (Anschrift, Kontakt, Logo) für den Leistungsnachweis.
• Anmeldung und Sicherheit: ein Sitzungs-Cookie (siehe Nr. 7), Einladungs- und Passwortlinks, die Zahl fehlgeschlagener Anmeldeversuche je IP-Adresse und E-Mail-Adresse (nur im Arbeitsspeicher, 15 Minuten) sowie Zugriffsprotokolle des Servers (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz der Zugänge und der Daten vor Missbrauch.

Die Angabe von E-Mail-Adresse und Passwort ist für die Nutzung erforderlich; ohne sie ist kein Zugang möglich. Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung findet nicht statt.

4. Wer die Daten sieht

• Innerhalb des Bautagebuchs: Mitglieder sehen nur ihre eigenen Einträge. Admins sehen alle Einträge und Zugänge und erstellen Leistungsnachweise auch für andere.
• Auftraggeber: Einen Leistungsnachweis geben die Nutzer selbst weiter; die Aetheris GmbH übermittelt ihn nicht.
• Dienstleister (Auftragsverarbeiter): Hetzner Online GmbH (Betrieb des Servers in Deutschland); netcup GmbH, Karlsruhe (Versand der Einladungs- und Passwortmails); IONOS SE, Montabaur (verschlüsselte Sicherungskopien in Deutschland).

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU oder des EWR findet nicht statt. Es werden keine Analyse- oder Werbedienste und keine künstliche Intelligenz eingesetzt.

5. Wie lange wir Daten speichern

• Sitzungen: 14 Tage oder bis zur Abmeldung.
• Einladungslinks sind 7 Tage, Passwortlinks 2 Stunden gültig.
• Zugänge, Einträge und Leistungsnachweise: solange die Zusammenarbeit besteht, für die eingetragen wird. Danach werden sie gelöscht, soweit sie nicht als Grundlage einer Rechnung gesetzlich aufzubewahren sind (bis zu acht Jahre nach § 147 AO, § 257 HGB).
• Zugriffsprotokolle des Servers: höchstens 14 Tage.
• Sicherungskopien: 30 Tage; danach werden sie überschrieben.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21). Schreiben Sie dazu an kontakt@aetheris-gmbh.de.

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.

7. Cookies

Das Bautagebuch setzt genau ein Cookie: das Sitzungs-Cookie nach der Anmeldung. Es ist technisch unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), enthält nur eine zufällige Kennung und wird bei der Abmeldung oder nach 14 Tagen gelöscht. Weitere Cookies, Zählpixel oder eingebundene Inhalte Dritter gibt es nicht.

8. Sicherheit

Die Verbindung ist durchgehend verschlüsselt (TLS). Rechte werden ausschließlich auf dem Server geprüft. Passwörter, Sitzungen und Einladungslinks werden nur als Hashwerte gespeichert. Sicherungskopien werden verschlüsselt ausgelagert.

9. Änderungen

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich das Bautagebuch oder die Rechtslage ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung.